Manifestations sportives

Informations générales

Le déroulement d’une manifestation sportive est soumis, selon sa nature, à déclaration ou autorisation auprès des services préfectoraux compétents.
Pour déterminer la nature de la manifestation que vous souhaitez organiser, reportez-vous à la partie «nature de la manifestation» décrite ci-après.

Où déposer votre dossier ?

Que la manifestation sportive soit soumise à autorisation ou à déclaration, l'organisateur doit déposer un dossier complet (formulaires réglementaires en bas de page)  :

• à la préfecture de Lille  : si la manifestation se déroule dans le seul arrondissement de Lille ou sur plusieurs arrondissements.
• à la sous-préfecture territorialement compétente  si la manifestation se déroule dans le seul arrondissement d'Avesnes-sur-Helpe , de Cambrai , de Douai , de Dunkerque , de Valenciennes .

Nature de la manifestation :

• soumise à déclaration (1)
• soumise à autorisation (2)

1) Votre manifestation sportive est sous le régime de la DÉCLARATION si :

• elle ne comporte pas de classement fondé sur la vitesse ou l’endurance
  ou
• elle consiste en une concentration rassemblant moins de 200 automobiles ou de 400 motos (y compris les véhicules d’accompagnement).

Rappel  : Les participants devront se conformer strictement aux dispositions du code de la route et des arrêtés municipaux réglementant la circulation dans les villes traversées.

Vous devez adresser ou déposer au(x) service(s) préfectoral(aux) compétent(s) au plus tard :

• 1 mois  avant la date de la manifestation, s'il s’agit de manifestations pédestres et cyclistes,
• 2 mois  avant la manifestation, s'il s’agit de manifestation comportant la participation de véhicules terrestres à moteur,
• un dossier comprenant les pièces suivantes :
  • une demande détaillée indiquant la (les) date(s), horaires et déroulement de la manifestation ainsi que le nombre de participants attendus,
  • au cas où l’itinéraire est imposé : un plan des voies empruntées sur lequel figureront les points de rassemblements préalablement définis,
  • le recensement des dispositions assurant la sécurité et la protection des participants et des tiers ainsi que les mesures prises par l’organisateur pour garantir la tranquillité publique pendant toute la durée de la manifestation,
  • une attestation de police d’assurance souscrite par l’organisateur de la concentration.

Les services préfectoraux vous délivreront un récépissé de déclaration avant la manifestation.

2) Votre manifestation sportive est sous le régime de l’AUTORISATION si  :

• elle donne lieu à un classement fondé sur la vitesse ou l’endurance,
  ou
• elle consiste en une concentration rassemblant plus de 200 automobiles ou de 400 motos,
  ou
• il s’agit d’un regroupement de véhicules terrestres à moteur visant à présenter un sport mécanique sous ses différentes formes (démonstrations, course, exhibition…).

Elle présente le caractère d’une compétition et est alors soumise à autorisation préfectorale après consultation de l’ensemble des services de l’État et des collectivités territoriales concernés.

Vous devez adresser ou déposer au(x) service(s) préfectoral(aux) compétent(s), au plus tard trois mois(*) avant  la manifestation un dossier comprenant les pièces suivantes :

(*)  délai réduit à 6 semaines lorsque la manifestation ne se déroule que dans un seul département et qu’elle ne comporte pas la participation de véhicules terrestres à moteur,
(*)  délai réduit à 2 mois si la manifestation a lieu sur un circuit homologué.

Pour une épreuve cycliste et/ou pédestre (ne comportant pas la participation de véhicules terrestres à moteur) : (retrouvez les formulaires réglementaires en bas de page)

• une lettre de demande détaillée comportant notamment le plan de l’épreuve avec indication du parcours, des routes et des voies empruntées, des localités traversées, des horaires de passage
• le nombre de participants,
• le règlement de l’épreuve visée le cas échéant par la fédération sportive concernée,
• la liste de signaleurs comportant nom, prénom et n° de permis de conduire ainsi que leurs emplacements,
• une attestation de police d’assurance,
• le plan d’organisation de l’aide médicale ou des secours.

Pour une manifestation comportant la participation de véhicules terrestre à moteur  : (retrouvez les formulaires réglementaires en bas de page)

• une lettre de demande détaillée comportant notamment la date et les horaires auxquels se déroule cette manifestation, accompagnée d’un document précisant ses modalités et ses caractéristiques,
• le règlement particulier applicable à ladite manifestation,
• le plan détaillé des voies et des parcours empruntés et un plan de masse si la manifestation se déroule sur un circuit,
• le recensement des dispositions assurant la sécurité et la protection des participants et des tiers : attestation de présence de secouristes habilités,
  • attestation de présence effective de 2 ambulances agrées par les services de l' A.R.S. (ex D.D.A.S.S.),
  • attestation de présence effective d’un médecin,
  • copie de l’information faite auprès des hôpitaux les plus proches et du SAMUService d'aide médicale urgente ,
  • notice descriptive du terrain, de la piste et de tous les aménagements prévus pour la protection du public et des concurrents,
  • plan à l’échelle concrétisant les renseignements de la notice,
  • plan de situation.
• le nombre maximal de participants et de spectateurs,
• les noms et qualité de la personne désignée comme « organisateur technique » par l’organisateur de la manifestation,
• une attestation de police d’assurance couvrant la responsabilité civile de l’organisateur, des participants et de toute personne prêtant son concours à l’organisation avec l’accord de l’organisateur.

REMARQUES IMPORTANTES :

Avant de vous délivrer une autorisation, nos services consultent l’ensemble des instances concernés, ceci afin de recueillir leurs éventuelles observations.

Les services préfectoraux qui instruisent votre dossier ont besoin de vous joindre rapidement notamment en cas de :

• pièce manquante,
• changement d’itinéraire,
• travaux sur les voies empruntées par la manifestation,
• dégradation des conditions de circulation suite à événement météorologique, (inondation, coulée de boue..).

Par conséquent, nous vous invitons à mentionner sur votre dossier les coordonnées des personnes responsables de l’organisation de la manifestation (téléphone privé, professionnel, mobile, adresse, mél, télécopie).

Pour faciliter le traitement de votre dossier, et quelle que soit la nature de l’épreuve que vous souhaitez organiser, veuillez prévoir un nombre suffisant d’exemplaires de votre dossier (soit 3 dossiers + un exemplaire par commune traversée).

Formulaires nécessaires à la constitution des dossiers :

• déclaration d'organisation d'une manifestation sportive non motorisée sur une voie ouverte à la circulation publique, sans classement final des participants :
  
  CERFA 13447 * 02 73,82 kB | 15/09/2011
• demande d'homologation d'un circuit :
  
  CERFA 13389 * 02 77,66 kB | 15/09/2011
• déclaration d'organisation d'une concentration de véhicules terrestres à moteur sur une voie ouverte à la circulation publique :
  
  CERFA 13390 * 02 72,62 kB | 15/09/2011
• demande d'autorisation pour l'organisation d'un événement sur une voie ouverte à la circulation publique, un circuit, un terrain ou un parcours :
  
  CERFA 13391 * 02 131,32 kB | 15/09/2011

Pour contacter la préfecture, adressez-vous à la :

- Direction de la réglementation et des libertés publiques
- Bureau de la circulation
- Section réglementation générale
- 12 rue Jean sans Peur - 59039 Lille Cedex
- Tél. 03.20.30.59.48
- Horaires d'ouverture : de 9h à 11h30 et de 14h à 16h00 (sauf le vendredi à 15h30)